残業できないワーママの時間管理術

2024年4月。繁忙期に突入しました。

こんにちは、公務員ママの自由時間ブログを訪問してくださりありがとうございます。

突然の宣言からスタートしてしまいましたが、ただいま繁忙期と絶賛奮闘中です。

私の担当課は総務人事系ということで、人事異動のある4月はかなりの繁忙期。

しかし、子どものお迎えがある今の生活では「残業」なんてできません。（残業なんてしたくないけど）

だから何？忙しいのは当たり前でしょ！何が言いたいわけ？（敵視）

公務員ママ

「どんなに忙しくても残業できない」状況にあるワーママの繁忙期について、語らせてください！限られた時間でノルマをこなすかのごとく日々奮闘していたら、時間のやりくり能力がUPしました。

今回は、残業ぎらい＆残業できない公務員ママの「繁忙期を乗り切るための時間管理術」を紹介してみたいと思います。

この記事でわかること

公務員の1日スケジュール
繁忙期を乗り切る時間管理術

恐怖の4月！公務員の1日スケジュール

4月が忙しい理由：人事異動

まずはじめに、4月（＝繁忙期）の実情をお伝えしたいと思います。

先述したとおり、私は総務人事系の業務を担当しています。

担当業務内容はほぼ1人で受けもっているため、3月後半から4月にかけては1年のうちで最も業務量も体力消費量も大きい時期なのです。

この時期は人事異動があり、他部署や外部機関へ異動する人、外部から異動してくる人もいれば新規採用職員もいます。私は、そういった人たちの福利厚生や給与関係の手続きを主に行っています。

ワクワクドキドキな人事異動の裏では、必死こいてノルマをこなす私のような職員がいます。

総務人事系公務員ママの1日スケジュール

そんな私の4月はじめ某日の仕事スケジュールを紹介させてください。

時間	業務内容
8:15～	打ち合わせ（毎朝定例）
8:30～	異動してきた職員から書類をかき集める
9:00～	会議（ひたすら長い）
10:30～	住民税関係報告作成、メール
11:00～	かき集めた書類の内容確認
12:00～	昼食＆休憩
12:30～	システム内の個人情報確認＆修正＆登録
13:00～	不備のあった書類を書き直してもらう（これけっこうツラい）
14:00～	上部機関への各種報告書類作成＆起案＆決裁
15:00～	職員からの提出書類をもとにシステムへ給与関係データ投入
16:15～	翌日の業務内容の整理（クールダウン）
16:45	退勤→保育園お迎え

基本的に4月はじめはこのようなスケジュールが続きます。電話対応や職員からの個別依頼なども発生し、たびたび手を止めなければならない瞬間がやってきます。

繁忙期を乗り切るための時間管理術

時間管理術が定着するまで

2023年4月の職場復帰後1年間を経験し、今回は復帰後2度目の4月。

保育園のお迎えあるから残業できない・・・でも仕事終わらない・・・最初の頃は、こんな負のループにどっぷりとはまってしまい、ストレスとプレッシャーを抱えまくりました。

しかし、復帰後約1年をかけてストレスやプレッシャーと闘いながら、自分なりのベストな時間管理方法を定着させることができるようになったような気がします。

次からは、私が実践している時間管理術をまとめていきたいと思います。

時間に追われてプレッシャーを感じているワーママさんのお役に立てると嬉しいです！

迷う時間はムダ！計画を立てるべし！
タスクの洗い出しと優先順位の決定は適切に！
休む時間、他の人のための時間を予定に織り込んでおく！
子どもの発熱などに備えて先読みを習慣づけるべし！

時間管理術①計画を立てることで迷う時間をなくす

「さて、今日は何からやろうかな」

繁忙期にもかかわらず、こんなふうに仕事を始める方はいらっしゃいますか？

私は、「やらなければならないことがある」のに「何をやろうか」考えることは、ムダな時間だと思っています。

なので、繁忙期には何をするか迷う時間を極力ゼロにしようと心がけています。

迷う時間をゼロにするために必要なことは、「計画を立てて可視化すること」だけです。

翌日のことを想像して計画を立てると、業務を行う上で不足している情報や準備不足な点に気付くことができるので、いざ取り組む時になって焦らずに済みます。

計画を立てるだけでも、繁忙期の過ごし方が少し変わってくると思います。次は、計画を立てる際に必要なタスク管理についてまとめていきますね♪

仕事おわりに、翌日の計画を立てる。（私の場合はポストイットに書いて貼る）
午前と午後に分け、難易度や重要度（緊急度）によって内容を振り分ける。

時間管理術②タスク洗い出しと優先順位の決定

計画を立てる際に必要になってくるのが、やるべきタスクの洗い出しと優先順位の判断。

これができるかできないか、その人の仕事のしかたに表れると思いませんか？

でも優先順位ってどうやってつければいいのかしら？

判断基準はそれぞれあると思います。あくまで、今の担当業務における場合ですが、私が日ごろ行っているタスク管理と優先順位の決定方法をあえて言語化してみます。

まず、自分の抱えているタスクを手帳に書き出します。

次に、そのタスクを以下のような基準で分類し、優先順位を判断します。（ひとつずつ判断しているわけではなく、全体像を把握する感じ）

タスクの分類

①急ぎだし難易度高いもの／②急ぎだけど難易度低いもの

③急ぎではないけど難易度高いもの／④急ぎでもないし楽勝なもの

上の分類で言うと、①や②は確実に優先度が高いですよね。難しいのは、③と④との向き合い方ではないでしょうか？

タスクとの向き合い方

まず②を片付ける。①や③に取り組む時間を確保するため、④は瞬殺する。

おおまかに言うと、このような分類と判断をしている感じです。わざわざ書き出すわけではなく、習慣としてこのような考え方をしているだけです。もちろん例外もあります。

自分のやるべきタスクを分類し、優先順位をつける。
急がないし楽勝なタスクは瞬殺する。（タスクから即消去）
優先順位にもとづいて計画を立てる。

時間管理術③余剰の時間を織り込む

タスク管理さえ習慣にできれば、それを翌日の計画や今後の予定に組み込むのもさほど負担ではなくなると思います。

ただし、業務にかかる時間を適正に見積もる必要もありますよね。

1日にどれくらいの業務ができるか、ひとつひとつのタスクにかかる時間はどれくらいか

このようなことを自分のキャパと照らし合わせて考える必要もあるでしょう。

そして、見落としがちなのが、余剰の時間を見積もること。

自分だけで処理できる業務であればよいのですが、周囲の人を巻き込んで処理しなければならないタスクに取り組む際は、余剰の時間が非常に重要になってきます。

つまり、自分の力ではどうにもできない不測の事態に備えて予備的な時間を見積もることが必要です。

単純に締切を守れない人を相手にする場合や、突然自分か相手が体調を崩してしまった場合などにも、予備的な余剰時間を予定に織り込んでおくことで、焦りも最小化できるはずです。

よく、「遅れてすみません！」と言われることがあります。そんなとき私は、「大丈夫、それも全部予測して予定立てたから」と心の中でつぶやきます（笑）

時間管理術④急な休みに備えて仕事の先読み

最後に、育休復帰後特に気をつけるようになったことなのですが、仕事を先読みして進めることについてまとめます。

子どもは小さければ小さいほど、体調を頻繁に崩しますね。そして親である自分自身も、頻繁に風邪をもらってしまいます。（体調管理が最大の課題かもしれない！）

こちら↓は、私が2023年度に娘や自身の体調不良で仕事を休んだ日数の目安です。

月	予定外の休み	理由
4月	合計3日程度	娘の発熱、その後自身の発熱
5月	1日半程度	娘の発熱、娘の結膜炎
6月	合計3日程度	娘の発熱（アデノウイルスで長期戦）、自身の肋骨骨折
11月	合計3日程度	娘の発熱、その後自身の発熱
3月	1日程度	娘の発熱